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5 Tipps für Dein erfolgreiches digitales Teamevent

5 Tipps für Dein erfolgreiches digitales Teamevent

5 Tipps für Dein erfolgreiches digitales Teamevent 2560 1707 HelloFreshGo

Firmen-Events sind tolle Gelegenheiten zum Teambuilding und steigern die Mitarbeiter-Motivation. Seit Covid-19 sind große Ansammlungen jedoch nicht mehr möglich, und für viele Unternehmen sind Homeoffice und Remote Work der neue Standard. Trotzdem müssen Firmenfeiern nicht direkt abgesagt werden: Mit digitalen Teamevents gibt es eine wunderbare virtuelle Alternative.

Virtuelle Events werden immer beliebter: Meetings, Gespräche und gemeinsame Erlebnisse werden zunehmend in die digitale Sphäre verlegt. Dabei gibt es neue Möglichkeiten und neue Herausforderungen – denn virtuelle Events sind anders als klassische Firmenfeiern und müssen auch anders geplant werden, damit sie für alle Beteiligten Spaß machen. HelloFreshGO hilft Dir dabei und zeigt, worauf Du bei der Planung achten musst. So steht Deinem Event nichts mehr im Wege und die Veranstaltung kann zu einem vollen Erfolg werden – von der Organisation bis hin zum Catering.

1. Setze klare Ziele für Dein Event

Zu Beginn muss Dir klar sein, welches Ziel Du mit Deinem Event verfolgst – denn hiervon hängen die anderen Faktoren ab. 

  • Deine Veranstaltung soll ein Forum für Teambuilding und den Austausch Deiner Mitarbeiter werden? Dann ist es wichtig, Dein Event möglichst interaktiv zu gestalten. Hier solltest Du entscheiden, ob eine große Feier für Dein gesamtes Team sinnvoll ist oder ob einzelne Veranstaltungen für jede Abteilung besser zu diesem Ziel passen. 
  • Im Mittelpunkt Deines Events steht die Vermittlung von neuer oder spannender Information? Dein größtes Ziel sollte dann die Qualität der Inhalte sein, da sie den größten Bestandteil deiner Veranstaltung darstellen. Investiere daher in gute Redner – Referenten aus eurem Unternehmen oder externe Experten als Gast.

2. Finde die richtige Plattform

Eine fundamentale Entscheidung ist die Plattform, die Du für Dein Teamevent auswählst. In welche Richtung möchtest Du mit den vielfältigen digitalen Funktionen gehen? Auch hier gibt es einige Faktoren, auf die achten solltest. 

Accessibility

Die Zielgruppe für Dein Event sind Deine Mitarbeiter. Aus diesem Grund sollte Deine Veranstaltung für alle leicht verständlich und gut zugänglich sein. 

  • Ist die Plattform geeignet für Smartphones und Tablets, oder gibt es nur eine Version für Browser oder Desktop? 
  • Müssen neue Programme/Apps installiert werden und müssen Deine Mitarbeiter ein neues Konto erstellen oder können sie über einen Link oder Zugangscode als Gast dem Event beitreten? 
  • Ist es möglich, das Event als Audio oder Video aufzuzeichnen? Bedenke hierbei auch Datenschutz und frage alle Teilnehmer, ob sie gefilmt werden möchten. 

Design 

Das Design und Layout der Plattform sind gewissermaßen das Aushängeschild für Dein Event. Aus diesem Grund sollte es zu dem Bild passen, das Du von Deinem Unternehmen vermitteln möchtest und nicht zu seriös oder zu informell wirken.

  • Erkundige Dich, ob Du etwa die Login-Seite oder den Hintergrund personalisieren kannst – entweder mit euren Brand Colors und Logos oder mit Bildern, die zum Thema des Events oder der Jahreszeit passen.
  • Achte darauf, dass das Design hochwertig und professionell wirkt.

3. Erstelle einen gründlichen Zeitplan

Dein Teamevent steht und fällt mit einer guten Struktur. Gerade, wenn viele Menschen beteiligt sind oder eingeladen werden, ist eine gründliche Planung essentiell. Bedenke hier, welche Elemente Du einbauen willst und wie lange es jeweils dauern wird, sie vorzubereiten. Gib gerade externen Sprechern genug Zeit, um sich vorzubereiten und ihre Technik einzurichten. 

Bei internationalen Teams solltest Du auch auf unterschiedliche Zeitzonen achten. Es ist außerdem von Vorteil, wenn Du einen roten Faden hast, der durch die gesamte Veranstaltung führt. Damit stellst Du zum einen sicher, dass kein Element vergessen wird, aber es hilft auch Deinen Gästen, den Überblick zu bewahren und entsprechend zu planen. 

4. Mach es interaktiv

Planung

Dein Firmen-Event sollte Dein Team begeistern und Vorfreude wecken. Daher ist es wichtig, Deine Mitarbeiter von Anfang an aktiv einzubeziehen – schließlich sind sie die Zielgruppe für Deine Veranstaltung.

  • Informiere Dein Team frühzeitig über das Event und rege alle Mitglieder an, sich selbst an der Organisation zu beteiligen.
  • Frage an verschiedenen Schritten der Planung nach Feedback und neuen Ideen – so lernst Du die Erwartungen Deiner Mitarbeiter besser kennen und kannst nach Bedarf feinjustieren. 

Während des Events

Ein inhalts-lastiges Programm mit durchgängigen Vorträgen ist zwar eine Idee für ein Teamevent, aber nicht unbedingt die dynamischste Option. Du motivierst Deine Mitarbeiter mehr, wenn sie sich aktiv an der Veranstaltung beteiligen können. Optionen hierfür sind etwa Kommentarspalten für Feedback und Diskussion, oder auch individuelle Chats neben dem Gruppen-Anruf für den persönlichen Austausch zwischen den Mitarbeitern; quasi die digitale Version von kleinen Gesprächen am Buffet! Mit Elementen wie Umfragen oder Spielen kannst Du die Veranstaltung noch interaktiver und kurzweiliger gestalten: auch dafür gibt es online eine breite Auswahl an externen Apps und Webseiten, die Du verwenden kannst. 

  • MINTANO bietet eine virtuelle Fotobox für digitale Events an 
  • Bei Skribbl.io malt ein Teammitglied Begriffe, die anderen müssen das Wort erraten
  • Trivia-Webseiten wie Lovatt’s Online Puzzles haben eine breite Quiz-Auswahl zu verschiedenen Themen 
  • Weitere Ideen für Spiele und Aktivitäten wurden in diesem Blog Post von 100PointChallenge zusammengestellt

5. Sorge für Verpflegung

Gutes Catering ist das A und O für eine gute Veranstaltung: Mit leckerem und hochwertigem Essen kannst Du festliche Stimmung erzeugen und Deinen Mitarbeitern etwas Gutes tun. Hier ist die digitale Sphäre aber erstmal eine große Hürde: Eine zentrale Catering-Bestellung fürs Büro ist bei einem Online-Event nur schwer möglich. Genau hierbei kann Dir HelloFreshGO helfen: Mit der neuen Event Box, voll mit leckeren Mahlzeiten, Snacks und Getränken. 

Je nach Größe Deines Teams, individuellen Vorlieben und Diätvorschriften sowie Art des Events kannst Du die Produkte in der Box für Deine Mitarbeiter noch weiter personalisieren. Du entscheidest, was die Box enthält und wieviel du ausgeben möchtest. HelloFreshGO übernimmt den Rest und liefert die Boxen dann rechtzeitig für Dein Event direkt ins Homeoffice jedes Mitarbeiters. So habt ihr alle eine zentrale, gemeinsame Verpflegung für euer Teamevent, auch ohne am gleichen Ort zu sein.

Klare Ziele, die richtige Plattform, ein transparenter Zeitplan, Interaktivität und eine gute Catering-Lösung: Wenn Du auf diese Aspekte achtest, steht Deinem erfolgreichen Teamevent nichts mehr im Wege. 

Hier gibt es noch mehr Infos zu Mitarbeiterverpflegung in Zeiten von Remote Work und Homeoffice.