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Zeitfresser Meetings: So kannst Du Meetings effektiver gestalten

Diese 5 Tipps solltest Du dir merken, um Deine Meetings zukünftig effizienter zu gestalten. Der richtige Zeitpunkt, Sinn und Zweck, Vor- und Nachbereitung sowie eine gewisse Meeting-Etikette fördern die Meeting Produktivität.
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Zeitfresser Meetings: So kannst Du Meetings effektiver gestalten

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5 Tipps für effektivere Meetings

Während in der modernen Arbeitswelt alles auf Effizienz getrimmt ist, gibt es einen Zeitfresser, der so manchem Mitarbeiter wertvolle Stunden seines Arbeitstages raubt: Meetings. Keine Frage, sich innerhalb und während des Meetings mit anderen Arbeitsteams abzusprechen, ist wichtig und notwendig. Oft kommen Mitarbeiter allerdings mit dem Gefühl aus einem Meeting, es sei unnötig oder zu lange gewesen. Das muss nicht sein, wenn Du sie nur richtig gestaltest. Hier kommen unsere Tipps für eine effektivere Meeting-Kultur! HelloFreshGO erklärt Dir, wie du Meetings effektiver gestalten kannst.

1. Sinn und Zweck definieren

Meetings sind Arbeitsbesprechungen, die vor allem den Zweck haben, Mitarbeiter bzw. Teams untereinander zu koordinieren und das weitere Vorgehen des Teams zu planen. Hier liegt schon der erste Knackpunkt: Wenn es nur darum geht, Informationen zu teilen, muss nicht unbedingt ein Meeting einberufen werden. Hier täte es oft eine E-Mail, Nachricht oder Online-Präsentation. Ein effizientes Meeting hat eine klare Zielsetzung, die der Organisator zuvor festlegt. Dieser hat auch die Aufgabe zu moderieren, damit das Meeting beim Thema bleibt und Nebenschauplätze vertagt werden.

2. Meetings vorbereiten

Mit vorbereiteten Teilnehmern lässt sich leichter in die Materie einsteigen. So legst Du bereits eine Grundlage, um Meetings effektiver zu gestalten. Der Organisator schickt also vorab ein kurzes Briefing über Sinn und Zweck des Treffens und verteilt gegebenenfalls auch schon das Material, über das diskutiert werden soll. So kann das Arbeitsteam die Zeit im Meeting voll und ganz zur Diskussion und Planung verwenden.

3. Meeting-Etikette etablieren

Die besten Absichten des Organisators nutzen nichts, wenn sie von den Teilnehmern durch destruktives Verhalten zunichte gemacht werden. Dahinter muss sich nicht immer böse Absicht verbergen – möglicherweise hat ein Mitarbeiter eine so dringenden Task, dass er ihn parallel am Laptop erledigen muss. Dadurch ist er nicht in der Runde präsent und lenkt andere zudem ab. Um so etwas zu unterbinden, legt man am besten einen code of conduct für das gesamte Unternehmen fest. Hier sind ein paar Beispiele für Meeting-Regeln, die sich in der Praxis bewährt haben:

  • Pünktlich anfangen, um die Zeit nutzen zu können. Ein Teilnehmer, auf den alle warten, verbraucht auch deren Zeit.
  • Das Meeting wird zum vereinbarten Zeitpunkt beendet. Bis dahin müssen die Themen geklärt sein und die gewünschten Ergebnisse stehen.
  • Keine Nebenbeschäftigungen: Laptops und Handys bleiben während des Meetings aus oder draußen.
  • Wer zum Thema nichts beitragen kann, darf sich zurückziehen oder das Meeting absagen.
  • Meetingräume in sauberem Zustand halten, keine Flaschen, Gläser und Becher zurücklassen.

4. Den richtigen Zeitpunkt wählen

Vermeide es nach Möglichkeit, ein Meeting rund um die Mittagspause einzuberufen. Mit hungrigem Magen ist es schwer, sich zu konzentrieren. Umgekehrt haben viele einen toten Punkt, wenn die Schwere nach dem Mittagessen einsetzt. Ebenso sind Meetings kurz vor Feierabend eher ungünstig, da auch hier bei vielen schon die Konzentration nachlässt. Gute Zeitpunkte sind der Vormittag, an dem die meisten Menschen am besten in Form sind, ebenso der Nachmittag, wenn die Energie aus dem Lunch freigesetzt wird.

5. Meetings nachbereiten

Ein Teilnehmer, meist der Organisator oder Protokollant, hält die Ergebnisse schriftlich fest und schickt im Nachhinein allen Teilnehmern eine Mail mit den wesentlichen Ergebnissen: Wer hat welche Aufgabe? Was sind die nächsten Schritte? So sind alle auf dem gleichen Stand und das Meeting hat ein vorzeigbares Ergebnis.