Steuerfreie Sachbezüge 2021 und worauf Du Dich 2022 einstellen solltest: Der vollständige Guide

Alles zum Thema Sachbezüge: Wir zeigen Dir, wie Du sie 2021 für Dein Unternehmen nutzen kannst, wann sie steuerfrei sind und was sich im Jahr 2022 verändern wird.*

1. Wie Du mit Sachbezügen eine gute Alternative zur Gehaltserhöhung schaffst

Sachbezüge – eine der beliebtesten Optionen für Mitarbeiterbenefits. Neben dem tatsächlichen Gehalt und gegebenenfalls einer Bonuszahlung sind sie damit eine weitere Art für Arbeitgeber, ihre Mitarbeiter zu belohnen.   Vereinfacht gesagt sind Sachbezüge Dienst- oder Sachleistungen, die Mitarbeiter vergünstigt oder gratis erhalten – damit sparen die Angestellten das Geld, welches sie sonst dafür ausgegeben hätten. Aus diesem Grund sind Sachbezüge auch als geldwerter Vorteil bekannt – die Benefits sind also eine Vergütung, die bares Geld wert sind, aber nicht in Geld ausgezahlt werden dürfen. Einige der bekanntesten Beispiele sind wahrscheinlich ein Dienstwagen oder ein Firmenlaptop, die die Mitarbeiter auch privat nutzen dürfen. 

Als wertvoller Benefit stellen Sachbezüge also eine attraktive Alternative zu einer Gehaltserhöhung dar – mit einem entscheidenden Unterschied: Auf das Gehalt müssen immer Steuern gezahlt werden. Manche Sachbezüge sind unter bestimmten Voraussetzungen steuerfrei. Grundsätzlich müssen auch Sachleistungen über die Gehaltsabrechnung versteuert werden, aber es gibt zahlreiche Ausnahmeregelungen, die Du für Dich nutzen kannst.

Die genauen, teilweise sehr komplexen Regelungen hierzu stehen im Einkommensteuergesetz – wir haben Dir die Recherche abgenommen und alle wichtigen Informationen kompakt zusammengefasst.

2. Die Qual der Wahl: Wie Du den Sachbezug findest, der zu Dir passt

Sachbezüge gibt es einige: Welche Option aber die richtige ist, hängt vom Team ab – denn Sachgeschenke sind in erster Linie persönlich und individuell einsetzbar. Das gilt insbesondere für Gutscheine, die Mitarbeiter flexibel einlösen können.

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3. Wie Du Sachbezüge zu einer Win-win-Situation für Arbeitnehmer und Arbeitgeber machst

Einer der Gründe, warum Sachbezüge so beliebt sind: Sie sind eine echte Win-win-Situation für Arbeitgeber und Arbeitnehmer. Arbeitgeber können diese Benefits als „Gehalts-Extra“ anbieten – und sparen damit bares Geld im Vergleich zur Alternative der Gehaltserhöhung. Mit einer breiten Palette an attraktiven Sachbezügen können sich Unternehmen außerdem als großzügiger Arbeitgeber zeigen, was bestehende Angestellte kostengünstig und mitunter langfristig ans eigene Unternehmen bindet. 

Gleichzeitig profitieren aber auch die Arbeitnehmer: Denn von Sachbezügen bleibt mehr Netto als bei einer simplen Gehaltserhöhung. Die dann auch noch im Zweifel für die gleichen Posten aufgewendet worden wäre (etwa ein Auto oder einen neuen Laptop). Die Kosten für Transport, technisches Equipment und Ernährung müssen so nicht mehr privat getragen und können somit eingespart werden. 

Diese Dynamik steigert neben  der  Mitarbeiterbindung, auch die Motivation im Team – und ist gerade bei der Akquise von neuen Angestellten ein potenziell ausschlaggebender Faktor.

4. Freigrenzen und Freibeträge: Wie Du Sachbezüge steuerfrei bekommst

Genau wie das Gehalt sind Sachbezüge grundsätzlich steuerpflichtig – aber eben nicht in allen Fällen. So gibt es Freigrenzen und Freibeträge, bis zu denen keine Steuern und Sozialabgaben für die Sachleistungen anfallen. 

Wichtig ist hier der Unterschied, der zwischen Freigrenzen und  den Freibeträgen gelten. Wird ein Freibetrag überschritten, dann muss nur auf die zusätzliche Differenz jeweils Steuern und Abgaben gezahlt werden. Beim Überschreiten einer Freigrenze fallen jedoch für den vollständigen Betrag des Sachbezuges Steuern und Sozialabgaben an.

Die Freigrenzen und Freibeträge gelten immer Monat für Monat – es ist also nicht möglich, die Beträge zu addieren und am Jahresende gesammelt auszuzahlen. Die Benefits, die am Monatsende nicht verteilt wurden, verfallen.

Die prominenteste Regelung hierbei ist die 44 Euro-Freigrenze: Für Leistungen wie Jobtickets, Tankgutscheine oder Gutscheine für Waren darf der Wert der Sachbezüge die Summe von 44 Euro im Monat pro Mitarbeiter nicht überschreiten. Da es sich um eine Freigrenze handelt, fallen bei einer Überschreitung auf den gesamten Betrag der Sachleistung Lohnsteuer und Sozialabgaben an. Diese Grenze muss also für steuerfreie Benefits exakt eingehalten werden. 

In diese Berechnung fallen alle geldwerten Vorteile, die dem Mitarbeiter gewährt werden. Diese werden summiert und für den jeweiligen Monat hochgerechnet. Hierbei gilt das sogenannte Zuflussprinzip: Entscheidend ist, wann der Arbeitnehmer den Sachbezug erhält, nicht wann er ihn tatsächlich eingelöst.

Für Belegschaftsrabatte gilt eine eigene Regelung. Vergünstigte oder kostenfreie Waren oder Dienstleistungen aus dem eigenen Unternehmen sind pro Mitarbeiter bis zu einem Betrag von 1.080 Euro im Jahr steuerfrei.

Im Bereich Mitarbeiterverpflegung sind Essensgutscheine ein typischer Sachbezug. Hier gilt seit 2020 ein Sachbezug von 3,47 Euro pro Mahlzeit, für den Steuern und Sozialabgaben anfallen. Wenn Mitarbeiter diesen Betrag selbst zahlen, entsteht kein geldwerter Vorteil. Arbeitgeber können diesen Bezug dann noch um 3,10 Euro aufstocken – und dieser Bonus ist steuer- und abgabenfrei. Zahlen Mitarbeiter den Sachbezugswert von 3,47 Euro also selbst, können Unternehmen die Verpflegung komplett ohne Abgaben bezuschussen – bis zu einer maximalen Summe von 6,57 Euro.

Für Firmenveranstaltungen haben Arbeitgeber zudem einen Freibetrag von 110 Euro pro Jahr. Dieser Freibetrag gilt für maximal  zwei Veranstaltungen jährlich. Optional kann dieser Betrag auch für ein Sachgeschenk ausgegeben werden. Für persönliche Anlässe der Angestellten können Arbeitgeber auch Geschenke als Sachbezüge geltend machen –  im Wert von bis zu 60 Euro pro Anlass – das schließt zum Beispiel Geburtstage, Hochzeiten, Jubiläen und die Geburt eines Kindes mit ein.

Zur Gesundheitsförderung können Arbeitgeber ihren Mitarbeitern Maßnahmen wie etwa Physiotherapie oder Massagen anbieten – und damit Vorsorge für Gesundheit am Arbeitsplatz garantieren. Bis zu einem Betrag von 500 Euro pro Jahr und Mitarbeiter fallen auch hier keine Steuern oder Sozialabgaben an.

Auch die Kosten für Kinderbetreuung können vom Unternehmen übernommen werden: Hier liegt der Freibetrag bei 600 Euro pro Mitarbeiter und Jahr. Bei Kosteneinsparungen für Dienstwohnungen können Arbeitgeber einen Freibetrag von bis zu 204 Euro schöpfen.

Eine Sonderregelung gibt es für Firmenwagen. Zur Berechnung kann man entweder das Fahrtenbuch nutzen oder die Ein-Prozent-Regelung. Damit gilt für Privatfahrten mit dem Firmenwagen, dass der geldwerte Vorteil mit 1 % des inländischen Listenpreises des Fahrzeuges angesetzt wird –  das kommt für Mitarbeiter oft günstiger als ein Fahrtenbuch, insbesondere wenn der Wagen häufig für Privatfahrten genutzt wird. Fürs Tanken können Unternehmen ihren Mitarbeitern einen zweckgebundenen Tankgutschein zur Verfügung stellen.

Zusätzlich zu Sachbezügen können Arbeitgeber ihren Mitarbeiter auch Geschenke zu besonderen Anlässen machen (etwa Geburtstage oder zum Firmenjubiläum). Diese Geschenke sind bis zu einem Wert von 60 Euro steuerfrei.

5. Neue Regeln: Wie Du auch 2022 Sachbezüge richtig nutzt

Beim Thema Sachbezug heißt es: Aufmerksam bleiben. Denn die Regelungen ändern sich häufig. Auch 2022 kommt es zu einigen Neuerungen. Der Gesetzgeber hat einen Schritt in Richtung Umweltschutz gemacht: E-Bikes als Sachbezug werden vollständig steuerfrei und auch auf elektrisch betriebene Dienstfahrzeug gibt es noch stärkere Steuervorteile. Für öffentliche Verkehrsmittel wurde die Obergrenze für die Bezuschussung gleich vollständig abgeschafft – die Freigrenze gilt hier also nicht mehr. Zusätzlich wird in Zukunft der Barlohn klar vom Sachlohn abgegrenzt.

Das heißt: Sachbezüge dürfen nicht in bar ausgezahlt werden – und auch Gutscheine gelten nur bis zur Freigrenze als Sachbezug. Insgesamt wird der Gesetzgeber bei Gutscheinen genauer hinschauen: Je ähnlicher ein Gutschein dem Zahlungsmittel Geld ist, desto eher müssen Steuern und Sozialabgaben bezahlt werden. Als Sachbezüge gelten nur noch Gutscheine und Geldkarten, die ausschließlich für Waren oder Dienstleistungen eingelöst werden können. Das gilt auch beim Tanken: Kostenloses Tanken ist nicht mehr per Barzahlung oder mit Kreditkarte möglich. Hierfür gilt ausschließlich ein zweckgebundener Gutschein für eine bestimmte Tankstelle.

Für Gutscheine und Geldkarten gilt ab 2022 insgesamt nur die Freigrenze, wenn diese zusätzlich zum Lohn gewährt werden und nicht im Rahmen von einer Gehaltsumwandlung oder Gehaltsverzicht. Die Freigrenze an sich wird 2022 auch erhöht, und zwar von 44 Euro auf 50 Euro. Diese Regelungen wurden bereits 2020 beschlossen, treten aber erst 2022 in Kraft.

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*Unser Team arbeitet und recherchiert sehr sorgfältig und gewissenhaft. Dennoch möchten wir an der Stelle darauf hinweisen, dass alle Angaben ohne Gewähr sind und Du auf jeden Fall noch einmal einen Steuerberater konsultieren solltest.

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